¿Necesita recopilar datos de los usuarios, pero no quiere correr el riesgo de que los datos se filtren a terceros? Es posible que desee probar la nueva aplicación Nextcloud Forms (Formularios).

Logo

Los desarrolladores de la solución en la nube local, Nextcloud, siempre están ideando algo nuevo para agregar al producto. Esta vez, han creado una nueva aplicación que puede agregar a su instancia de Nextcloud, llamada Kinds.

Esta utilidad le permite crear y compartir cuestionarios dentro de la plataforma Nextcloud y luego compartirlos con los usuarios en su instancia en la nube, o incluso compartirlos con aquellos fuera de su plataforma. Cabe señalar que no se puede colaborar en formularios. Cuando crea un formulario, es el único propietario. No creo que la colaboración de formularios sea una función planificada, por lo que cuando «compartes» un formulario, estás enviando dicho formulario a otros usuarios para que puedan completarlos y proporcionarle datos.

Aún mejor, los datos permanecen en Nextcloud, por lo que no tiene que preocuparse de que la información se filtre a Google o cualquier otro servicio o plataforma.

La aplicación Forms se puede instalar en Nextcloud 17 o más reciente y hace un trabajo excelente con la tarea de crear formularios para ayudarlo a recopilar información.

Su proceso de instalación sería el siguiente:

Lo que necesitarás

  • Una instancia en ejecución de Nextcloud (versión 17 o más reciente)
  • Una cuenta de administrador

Cómo instalar formularios

Lo primero que hay que tener en cuenta es la instalación de la aplicación. En realidad, esto es bastante básico. Inicie sesión en su instancia de Nextcloud como usuario administrador. Haga clic en su imagen de perfil en la parte top derecha y luego, en el menú desplegable, haga clic en Aplicaciones.

En la ventana resultante, escriba formas en la barra de búsqueda. Cuando aparezca la entrada de la aplicación Formularios, haga clic en Descargar y habilitar (Figura A).

Figura A

formulariosc.jpg

Instalación de formularios en Nextcloud 18.

Si se le solicita su contraseña de administrador, escríbala y haga clic en Confirmar. Una vez que se completa la instalación, Kinds está listo para usar.

Cómo usar formularios

Para crear un nuevo formulario, haga clic en el icono Formularios en la barra de herramientas de Nextcloud. En la ventana resultante, haga clic en Crear un formulario y luego escriba un título y una descripción para su formulario. Una vez que se haya ocupado de la información del formulario, haga clic en Agregar una pregunta. En el cuadro desplegable, seleccione el tipo de pregunta que desea hacer (casillas de verificación, opción múltiple, menú desplegable, respuesta corta, texto largo) (Figura B).

Figura B

formash.jpg

Seleccionando el tipo de pregunta que desea agregar.

Después de agregar la primera pregunta, puede agregar una segunda pregunta haciendo clic en Agregar una pregunta nuevamente. Continúe agregando preguntas hasta que full su primer formulario (Figura C).

Figura C

formsi.jpg

Nuestra primera pregunta se ha agregado al formulario.

Su formulario se guarda sobre la marcha, por lo que no es necesario guardarlo manualmente. Cuando haya terminado de agregar sus preguntas, puede compartir el formulario haciendo clic en el botón de menú asociado con su nuevo formulario, en la barra lateral izquierda (Figura D).

Figura D

Con el enlace del formulario copiado, puede compartir ese enlace del formulario con cualquier persona.

Sin embargo, si desea compartir ese formulario con otros usuarios en su instancia de Nextcloud, haga clic en el icono de configuración del formulario en la esquina superior derecha (a la derecha del botón Respuestas) (Figura E).

Figura E

formsk.jpg

El botón de configuración de formularios donde puede permitir que otros usuarios vean sus formularios.

En la sección Configuración de formularios, haga clic en Mostrar a todos los usuarios de esta instancia y todos los usuarios que hayan iniciado sesión en su instancia de Nextcloud podrán ver su formulario (Figura F).

Figura F

formulariosl.jpg

Configurándolo para que todos los usuarios de Nextcloud puedan ver su formulario.

Los usuarios serán notificados de los nuevos formularios a responder por correo electrónico. Los desarrolladores también están trabajando en una notificación emergente para los formularios que se comparten. Con suerte, esta función llegará pronto de lo contrario, tendrá que contar con que los usuarios revisen sus correos electrónicos para ver que hay un nuevo formulario disponible. Nota: Los únicos formularios que verá un usuario en su aplicación de formularios serán los que cree.

También puede compartir solo con usuarios específicos de Nextcloud, si no desea que todos los usuarios conectados vean su formulario.

La aplicación debería ser imprescindible para cualquier usuario de Nextcloud que desee poder recopilar datos y almacenarlos en su solución local. Con la ayuda de Nextcloud, ya no tiene que recurrir a Google para crear sus formularios. Cuando mantener sus datos protegidos de terceros es crucial, esto podría ser una gran ventaja para usted y su empresa.